EdusoftX Busuu Thailand English Discoveries เรียนภาษาอังกฤษออนไลน์สำหรับองค์กร Effective Time Management tips เทคนิคและความสำคัญของการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

Effective Time Management

การบริหารเวลาที่ดีคือจุดเริ่มต้นของผลลัพธ์ชั้นยอด

ใน 1 วัน ทุกคนต่างมีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากัน แต่หากใครสามารถบริหารจัดการเวลา (Time Management) ให้เกิดประสิทธิภาพได้ ย่อมทำให้ผลลัพธ์ในการทำงานดีกว่า และสำหรับองค์กร การที่พนักงานสามารถบริหารจัดการเวลาได้อย่างดี ตรงกับวัตถุประสงค์ขององค์กร และความตั้งใจในฐานะของพนักงานผู้มีส่วนขับเคลื่อนเดินหน้าสู่เป้าหมายที่ตนเองคาดหวังเอาไว้ ทุกฝ่ายย่อมได้รับประโยชน์ร่วมกัน ดังนั้นไม่ว่าคุณจะอยู่ในตำแหน่งใด มีหน้าที่ความรับผิดชอบแบบใดก็ตาม ลองมาทำความเข้าใจกับเรื่องนี้เพื่อเป็นการต่อยอดให้กับตนเองกันได้เลย

ความสำคัญและประโยชน์ของ Time Management

ในการทำงาน 8 ชั่วโมงของทุกวัน หากคุณรู้ว่าต้องทำอะไรบ้างย่อมช่วยให้ทุกอย่างบรรลุเป้าหมายตามแผนที่วางไว้ ส่งผลถึงประสิทธิภาพของเนื้องานออกมาตามที่คาดหวัง ลดความเสี่ยงต่อการเกิดปัญหา หรือถ้าหากต้องแก้ไขก็จัดการได้อย่างรวดเร็วและมีคุณภาพ เกิดการเรียนรู้ หลีกเลี่ยงความผิดพลาดซ้ำซาก ช่วยสร้างแนวคิดใหม่ๆ เพื่อพัฒนา และปรับปรุงหน้าที่ของตนเองให้ผลลัพธ์ดีขึ้นกว่าเดิม

เหนือสิ่งอื่นใด การที่เราสามารถบริหารเวลาได้อย่างดีเยี่ยม ยังช่วยลดความเหนื่อยล้า เสริมพลังในการใช้ชีวิตให้สมดุล (Work Life Balance) ในแบบที่ทุกคนใฝ่หา ลดความเครียด ลดความกดดัน รู้สึกมีความสุขกับทุกสิ่งรอบตัว เพิ่มแรงกระตุ้นให้อยากตื่นเช้าเพื่อไปทำงานในทุกวัน รวมถึงหากเป็นวันหยุดก็พักผ่อนได้อย่างเต็มที่ ไม่มีสิ่งใดรบกวนจิตใจ เมื่อกายดี จิตสุข ผลลัพธ์ชั้นยอดคือการมีสุขภาพแข็งแรง และยังทำให้เกิดความก้าวหน้าในหลายแง่มุมในชีวิตอีกด้วย

แล้วทำไมใครหลายๆ คนจึงไม่สามารถบริหารจัดการเวลาอย่างมีคุณภาพได้?

แม้จะบอกว่าการบริหารเวลาไม่ใช่เรื่องยากในทางทฤษฎี แต่เมื่อเอาเข้าจริงก็มีคนจำนวนมากที่ไม่สามารถทำในสิ่งที่ตนเองคาดหวังเอาไว้ได้ ซึ่งเหตุผลเองก็มาจากหลายปัจจัย

1. ขาดเป้าหมายที่ชัดเจนในการทำงาน

แม้เราจะรู้อยู่แล้วว่างานที่ต้องทำในแต่ละวันคืออะไร แต่กลับไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจนเกี่ยวกับความต้องการที่จะให้ผลลัพธ์ออกมาเป็นแบบไหน บางคนแค่ทำตามคำสั่งโดยไม่ได้เข้าใจถึงวัตถุประสงค์ของงานเลย พอลงมือปฏิบัติจริงจึงไม่สามารถสร้าง Time Management ที่ดีได้ กลายเป็นเสียทั้งเวลา เสียทั้งพลังงาน และสิ้นเปลืองทรัพยากรขององค์กรโดยใช่เหตุ ยิ่งถ้าเกิดข้อผิดพลาดอาจส่งผลใหญ่หลวงอีกหลายมิติถึงขั้นตกงานและชดใช้ความเสียหายก็มีถมไป

2. ขาดการวางแผนอย่างมีประสิทธิภาพ

ต่อให้รู้วัตถุประสงค์ของชิ้นงาน เข้าใจความต้องการที่ควรเกิดขึ้น แต่ถ้าขาดการวางแผนอย่างมีประสิทธิภาพ บางคนแค่ประเมินคร่าวๆ ไม่ชัดเจนแล้วเริ่มทำทันที บ่อยครั้งผลลัพธ์ออกมาไม่ตรงกับสิ่งที่คาดหวัง กลายเป็นเสียเวลา เสียพลังงานโดยใช่เหตุอีกเช่นเคย กลับกันหากคุณมีแผนงานชัดเจน รู้ว่าต้องทำอะไร หากเจอปัญหาควรปรับแบบไหนย่อมช่วยสร้างผลลัพธ์ที่ดีกว่าหลายเท่า

3. ขาดทัศนคติที่ดีในการทำงาน

เมื่อไหร่ก็ตามที่คุณไม่มีทัศนคติเชิงบวกต่อการทำงานย่อมบ่งบอกผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้ในระดับหนึ่ง ยกตัวอย่างง่ายๆ เดือนนี้คุณในฐานะเซล ถูกกำหนดเป้าหมายให้สร้างยอดขายเพิ่มขึ้น 1 เท่า จากยอดขายเดิม ถ้าคุณเป็นคนมีทัศนคติที่ดีว่านี่เป็นการท้าทายตนเองก็จะเริ่มวางแผนและจัดการเวลาว่าแต่ละวันควรเข้าพบลูกค้ากี่ราย เส้นทางไหน ย่านใด แต่สำหรับคนที่ไม่มีทัศนคติแบบนี้มักมองเป็นเรื่องยาก ทำไม่ได้ จึงไม่คิดไม่ลงมือทำนั่นเอง

4. ขาดความรับผิดชอบ ผัดวันประกันพรุ่ง 

สาเหตุสุดท้ายที่มักทำให้คุณบริหารเวลาตนเองไม่ได้คือ การขาดความรับผิดชอบในหน้าที่ เช่น เข้างานสายประจำ เกี่ยงการทำงาน ผัดวันประกันพรุ่ง ยังไม่ใกล้ถึง Deadline เลย ขอทำภารกิจส่วนตัวก่อน และอีกสารพัดข้ออ้าง จึงไม่ได้ใส่ใจกับเนื้องาน ไม่มีการวางแผนกำหนดเวลาใดๆ ท้ายสุดสิ่งที่ออกมาจึงเป็นผลงานแบบลวกๆ 

เทคนิคการบริหารจัดการเวลาให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

1. จัดการกับสิ่งเร้ารอบตัว

คนจำนวนมากมักขาดความตั้งใจเมื่อต้องเผชิญกับสิ่งเร้าต่างๆ รอบตัว เช่น Social Media กิจกรรมของกลุ่มคนอื่นๆ สิ่งที่ควรทำคือการปิดกั้นปัจจัยเหล่านี้ออกไปให้ได้มากที่สุด อย่างการหยุดการจับมือถือระหว่างทำงาน แต่เมื่อรู้สึกเหนื่อยก็อาจมีเวลาพักเบรกให้กับตนเองบ้าง (ต้องกำหนดเวลาพักให้ชัดเจน ไม่อย่างนั้นอาจกลายเป็นว่าเผลอพักนั่งเล่นโทรศัพท์นานกว่านั่งทำงานก็เป็นได้) วิธีนี้จะช่วยให้คุณโฟกัสกับงานที่ทำเพื่อประสิทธิภาพชั้นยอด

 

2. ประเมินเวลาในการทำงาน

งานทุกชิ้นควรมีการประเมินระยะเวลาเบื้องต้นเพื่อสร้างเป้าหมายที่ชัดเจน อาจใช้วิธีลิสต์รายละเอียดและขั้นตอนที่ต้องทำเพื่อกำหนดเวลาอันเหมาะสม ที่สำคัญต้องเผื่อเวลาการทำงานเอาไว้เสมอ ป้องกันความร้อนรนจนกดดันตนเอง ผลลัพธ์ออกมาไม่ดี

3. กำหนดเป้าหมาย

เป็นขั้นตอนต่อเนื่องเมื่อประเมินเวลาเรียบร้อย หากต้องการบริหารเวลาให้ดีก็ต้องมีเป้าหมายกับงานทุกเรื่อง ซึ่งคำว่า “กำหนดเป้าหมาย” ในที่นี้ต้องเป็นสิ่งที่ทำและสำเร็จออกมาได้จริง จะช่วยให้คุณเดินตามแผนที่วางไว้อย่างดี

4. กำหนดเวลาที่ชัดเจน

Time Management ที่ดีคือการไล่เรียงไปทีละระดับขั้น เมื่อประเมินเวลาและมีเป้าหมายแล้ว คราวนี้ก็ต้องกำหนดช่วงเวลาที่ชัดเจนเพื่อให้เห็นภาพใหญ่ของผลงานที่จะออกมา ระบุวันให้ชัดว่าวันไหนทำอะไรบ้าง วิธีนี้จะช่วยให้ลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ด้วย

5. จัดลำดับความสำคัญของงาน

ท้ายที่สุดในการทำงานใด ๆ ก็ตามต้องมีการไล่เรียงลำดับเพื่อจัดความสำคัญของงาน สิ่งใดควรทำก่อน-หลัง อาจใช้วิธีเรียงตามความยากง่าย หรือช่วงเวลาที่ต้องส่งงาน ตรงนี้อาจใช้เทคนิคกำหนดเป็นตัวอักษร A B C หรือตัวเลข 1 2 3 โดยตัวที่อยู่หน้าคือความสำคัญลำดับแรกเสมอ

Time Management เกี่ยวข้องกับการเรียนภาษาอย่างไร?

จากที่กล่าวไปแล้วข้างต้น ทุกคนคงรู้แล้วว่าการบริหารจัดการเวลาสามารถปรับใช้ได้กับทุกเรื่องในชีวิต เพื่อให้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นในทุกๆ ด้าน กับการเรียนภาษาก็เช่นกัน ถ้าหากผู้เรียนสามารถวางแผน กำหนดเวลา แล้วทำตามได้ การเรียนภาษาจะเกิดประสิทธิภาพอย่างมาก นอกจาการตั้งเป้าหมายด้วยตัวเองแล้ว แพลตฟอร์ม “Busuu” จาก EdusoftX ยังมี AI ที่จะช่วยให้ผู้เรียนวางแผน และจัดการเวลาเรียน พร้อมทั้งมีการแจ้งเตือนตามเวลาที่กำหนดไว้ เป็นตัวช่วยที่ทำให้ผู้เรียนเริ่มต้นการบริหารจัดหารเวลาได้อย่างไม่ยากเลย

อ่านมาถึงตรงนี้แล้ว คงพอบ่งบอกได้ว่าการบริหารเวลาที่ดีคือจุดเริ่มของการสร้างผลลัพธ์ชั้นยอดให้กับตนเองและคนรอบตัว อีกทั้งยังเป็นการสร้างความสุขให้กับร่างกายและจิตใจ ทำให้เราพร้อมที่จะตื่นเช้ามาทำสิ่งที่เรารักในทุกวัน อย่าลืมนำเอาเทคนิคไปปรับใช้ในชีวิตประจำวัน แล้วมาดูกันว่าผลลัพธ์ที่ได้จะเปลี่ยนไปในทิศทางที่ดีขึ้นได้ขนาดไหน

ให้ EdusoftX ช่วยบริหารจัดการโครงการ

เรียนภาษาอังกฤษกับ EdusoftX เรามีบริการบริหารจัดการโครงการอย่างมืออาชีพตั้งแต่เริ่มต้นจนจบโครงการ บริหารเวลาและติดตามผลลัพธ์การเรียนรู้ของผู้เรียนเป็นไปตาม Learning KPI ที่องค์กรหรือสถานศึกษากำหนด รวมถึงบริการ Generate Reports ทั้งแบบภาพรวม รายบุคคล และ Final Report สรุปโครงการแสดงการวัดผล ROI ตาม Learning KPI 

สนใจเรียนภาษาอังกฤษสำหรับองค์กร สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่

📌Line: @edusoftxth

📌Tel: 02 241 6870

Share This :

Find out how far your educational institutions can go with language learning from EdusoftX