Techniques & Key Elements
of Email Writing
องค์ประกอบ และ เทคนิคการเขียนอีเมล ฉบับภาษาอังกฤษ
ปัจจุบัน การเขียนอีเมลเป็นสิ่งที่จำเป็นมากในติดต่อสื่อสาร ทั้งกับการทำงาน หรือการเรียนในมหาวิทยาลัยก็ตาม การเขียนอีเมลที่ดีสามารถสร้างความน่าเชื่อถือ และภาพลักษณ์ที่ดูมืออาชีพให้กับตัวผู้เขียนได้ ทักษะการเขียนอีเมลจึงเป็นทักษะที่สำคัญมากทักษะหนึ่ง ดังนั้นในวันนี้ EdusoftX จะมาแนะนำ ‘เทคนิคการเขียนอีเมล ภาษาอังกฤษ พร้อมตัวอย่างคำ และประโยคที่นิยมใช้ในการเขียนอีเมล’ มาดูกันเลยว่าองค์ประกอบหลักของการเขียนอีเมลมีอะไรบ้าง แล้วเราควรเลือกใช้เทคนิคและคำพูดแบบใดเพื่อความเหมาะสม
1. Subject Line (หัวข้ออีเมล)
สำหรับการเลือกใช้หัวข้ออีเมล ควรเขียนประโยคที่เข้าใจง่ายและดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน รูปแบบที่ใช้กันทั่วไปในการเขียนมักขึ้นต้นด้วยจุดประสงค์ ตามด้วยเรื่องที่ต้องการแจ้ง เช่น
- หากต้องการนัดประชุม อาจใช้ “Meeting Request for Project Discussion” (Meeting Request คือจุดประสงค์หลัก และ Project Discussion คือสิ่งที่ต้องการแจ้งเพื่อพูดคุยในการประชุมนี้)
- หากต้องการเชิญชวนให้เข้าร่วมสัมมนาออนไลน์ อาจใช้ “Invitation to Our Company’s Webinar” (Invitation คือจุดประสงค์หลัก และ Our Company’s Webinar คือสิ่งที่ขยายเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสัมมนา)
ในกรณีของหัวข้อการเขียนอีเมล Invitation สามารถใส่ชื่องานสัมมนาเพื่อให้เกิดความชัดเจนมากขึ้นได้
2. Greeting (คำทักทาย)
การเริ่มต้นในการเขียนอีเมลด้วยคำทักทายนั้น ควรใช้คำทักทายที่เป็นทางการ เช่น Dear + Ms./ Mrs./ Mr. + [ชื่อผู้รับ] หรือหากต้องการเขีบนอีเมลหาชาวต่างชาติ การใช้ Ms./ Mrs./ Mr. + [นามสกุลผู้รับ] จะเป็นการทักทายที่สุภาพและเหมาะสมกว่าในวัฒนธรรมของชาวต่างชาติ ในกรณีที่ไม่รู้ชื่อผู้รับสามารถใส่ชื่อตำแหน่งแทนได้ และอาจเปลี่ยน “Dear …” เป็น “Hi/ Hello …” ถ้าคนที่เราติดต่อรู้จักกันดีอยู่แล้วหรืออีเมลที่ไม่ต้องการความทางการมากนัก
3. Introduction (การเกริ่นนำ)
ในการเริ่มต้นการเขียนเนื้อความในอีเมล ควรเริ่มด้วยการเกริ่นนำก่อนเสมอ และหากเป็นการติดต่อผ่านอีเมลกับผู้รับเป็นครั้งแรกควรแนะนำตัวเองก่อน แล้วจึงบอกจุดประสงค์ของการเขียนอีเมลเพื่อส่งมาในครั้งนี้ เช่น
- My name is [ชื่อ] and I am writing to you regarding [เรื่องที่ต้องการจะพูดถึง].
- I am writing to you seeking some information/assistance regarding [เรื่องที่ต้องการจะพูดถึง].
4. Body (เนื้อหา)
หากจะพูดถึง เทคนิคการเขียนอีเมล ในส่วนของเนื้อหา ควรจัดระเบียบเนื้อหาหลักของการเขียนอีเมลให้เป็นย่อหน้าหรือหัวข้อย่อย (Bullet Points) ที่ชัดเจน กระชับ และเน้นไปที่ข้อความหรือคำขอที่สำคัญ รวมถึงการอธิบายรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด แต่มีข้อควรระวังคือ ควรหลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะหรือคำเวิ่นเว้อที่ไม่จำเป็น
5. Call to Action (คำกระตุ้นการตัดสินใจ)
Call to action คือการเขียนสรุปในสิ่งที่เราต้องการให้ผู้รับอีเมลทำสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ซึ่งคำกระตุ้นการตัดสินใจนั้นเป็นการเขียนก่อนที่จะเข้าสู่ประโยคปิดท้ายของอีเมล เช่น การแสดงคำขอร้องหรือการขอบคุณอย่างเป็นทางการ ดังในตัวอย่างต่อไปนี้
- I would appreciate it if you could provide me with more information.
- I would appreciate your immediate attention to this matter.
- Any assistance you could give me in this matter would be greatly appreciated.
6. Closing Sentence (ประโยคปิดท้าย)
ประโยคปิดท้ายมีไว้เพื่อใช้ขอบคุณ บอกลา และแสดงความเคารพแก่ผู้รับ การใช้ประโยคปิดท้ายนั้นสามารถทำได้หลากหลายรูปแบบตามเนื้อหาอีเมลที่เราเขียน
ปิดท้ายด้วยคำลาอย่างสุภาพและเป็นทางการ เช่น
- Thank you for your time and cooperation.
- Thank you once more for your help in this matter.
- I appreciate your assistance and look forward to your response.
- Thank you for your support and understanding.
- Please do not hesitate to contact me if you require any further information.
หรือ ปิดท้ายด้วยคำขอบคุณ เช่น
- Thanks for your help.
- Thank you for considering my request.
- I really appreciate your support.
- Looking forward to hearing from you.
- Hope to hear from you soon.
7. Sign-off (คำลงท้าย)
ส่วนสุดท้ายในการเขียนอีเมลนั้นควรใช้ให้สอดคล้องกับคำทักทายและประโยคปิดท้าย ตามด้วยชื่อของเรา ตำแหน่ง และข้อมูลการติดต่อ เช่น ถ้าเราทักทายและปิดท้ายด้วยประโยคที่เป็นทางการ สามารถใช้
- Sincerely
- Respectfully
- Yours faithfully
- Best regards
แต่ถ้าไม่ได้ใช้ประโยคที่เป็นทางการ อาจลงท้ายด้วย
- Kind regards
- Best wishes
- Regards
เมื่อเรารู้จักกับทั้ง 7 องค์ประกอบที่สำคัญของอีเมลแล้ว มาดูตัวอย่างการเขียนอีเมลแต่ละประเภทกันเลย
อีเมลประเภทการแนะนำตัวเอง:
Subject: Introduction and Greetings
(Greeting) Hello [Recipient’s Name],
(Introduction) I hope this email finds you well. My name is [Your Name], and I wanted to take a moment to introduce myself and establish a connection with you. I have heard great things about your work in [Specific Field/Interest], and I am truly impressed by your accomplishments.
(Body) I am reaching out because [Explain the Reason for Contact]. It would be an honor to connect with you and explore how we could mutually benefit from each other’s insights. I believe that our shared interests and expertise could potentially lead to valuable collaboration or insightful discussions.
(Call to action) If you’re available, I would love to schedule a brief call or exchange a few emails to discuss this further. Please let me know a convenient time for you, and I will be sure to accommodate your schedule.
(Closing Sentence) Thank you for considering my email, and I look forward to the possibility of connecting with you.
(Sign-off)
Best regards,
[Full Name]
[Title/ Position]
[Contact Information]
อีเมลประเภทการขอข้อมูลเพิ่มเติม:
Subject: Request for Information/Assistance
(Greeting) Dear [Recipient’s Name],
(Introduction) I am writing to you seeking some information/assistance regarding [Topic]. Recently, I have been researching [Specific Subject] and came across your expertise in this area.
(Body) I would be incredibly grateful if you could spare some time to share your insights or provide guidance on [Specific Questions or Requests]. Your knowledge and experience would be of immense value to me as I [Explain Your Purpose/Goal].
(Call to action) If it’s convenient for you, I would love to connect over a quick call or exchange emails. Your assistance would greatly contribute to my understanding and help me make informed decisions.
(Closing Sentence) Thank you for considering my request. I truly appreciate your time and willingness to help.
(Sign-off)
Warm regards,
[Full Name]
[Title/ Position]
[Contact Information]
อีเมลประเภทการติดตามความคืบหน้าหรือตอบกลับ:
Subject: Follow-up or Response Reminder
(Greeting) Hi [Recipient’s Name],
(Introduction) I would love an update on [Topic]. I understand you may have a busy schedule, but I wanted to ensure my email didn’t get lost in the shuffle.
(Body) If you’ve had a chance to review my previous email, I would greatly appreciate any feedback or insights you could provide. Your input is highly valuable to me and would help me [Explain Your Purpose/Goal].
(Call to action) If your schedule allows, I would be open to setting up a brief call at your convenience. Alternatively, if email communication works better for you, I’m more than happy to continue our discussion in writing.
(Closing Sentence) Thank you for your time and consideration. Looking forward to hearing from you.
(Sign-off)
Kind regards,
[Full Name]
[Title/ Position]
[Contact Information]
อีเมลประเภทปิดท้ายและขอบคุณ:
Subject: Closing and Gratitude
(Greeting) Dear [Recipient’s Name],
(Introduction-Body) I wanted to express my sincere gratitude for your time and attention. Your insights and assistance have been incredibly valuable to me, and I am truly thankful for your willingness to help.
(Call to action) If there’s anything I can do for you in the future or if you’d like to continue our dialogue, please don’t hesitate to reach out. I look forward to the possibility of further collaboration and exchange of ideas.
(Closing Sentence) Wishing you all the best and looking forward to staying in touch.
(Sign-off)
Kind regards,
[Full Name]
[Title/ Position]
[Contact Information]
ครั้งต่อไปที่ต้องเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ ลองนำ เทคนิคการเขียนอีเมล เหล่านี้ไปปรับใช้ให้เหมาะสมกับสถานการณ์ เพื่อที่อีเมลของเราจะได้ดูมืออาชีพมากยิ่งขึ้น
และหากคุณหรือองค์กรของคุณให้ความสำคัญกับภาษาต่างประเทศ และทักษะเหล่านี้ ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคอร์สเรียนภาษาเพื่อธุรกิจ และองค์กร ได้ที่ปุ่ม Contact Us ข้างล่างนี้เลย
EdusoftX ให้บริการแพลตฟอร์มเรียนภาษาและจัดอบภาษา แบบ Hybrid Learning สามารถเลือกออกแบบคลาสเรียนได้ตามต้องการ ไม่ว่าจะเป็น Business Email Writing, Communication, Negotiation ฯลฯ
สนใจเรียนภาษาอังกฤษสำหรับองค์กร สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่
📌Line: @edusoftxth
📌Tel: 02 241 6870
Share This :
Our resources
